الأقسام المساعدة

هنالك العديد من الأقسام التي تساعد الفرع لتحقيق الأهداف السامية التي أنشئ لأجلها منها:

مركز المعلومات والحاسب الآلي :

مهامه :-

أشرف المركز على تنفيذ موقع الفرع على العنوان الآتي:   www.msi.gov.sa  وذلك لتقديم الخدمات الإلكترونية التالية :            

1-     برنامج يختص بالمحاضرات والدروس التي تقام بمساجد المنطقة مع خاصية إرسال رسائل بموعد المحاضرات لاهالي المنطقه بشكل عام .

2-    برنامج يختص بإدارة تأجير الأوقاف والعمائر والمحلات التجاريه بقاعده بيانات خاصه بالمستأجرين.  حيث يوجد بالبرنامج خاصيه ارسال الرسائل القصيرهSMS  لأي مستأجر لإستدعاءه لأي أمر أو  أبلاغة عن موعد استحقاق الايجار .

3-     برنامج يختص بالمناقصات التي يعلن عنها الفرع .

4-     برنامج يختص بإدارة الأخبار ومواكبة الأحداث أولاً بأول عما يخص المنطقة والفروع التابعه .

5-     برنامج يختص بإدارة منسوبي المساجد بقاعده بيانات تحوي جميع  الأئمه والخطباء والمؤذنين بأمكانه ارسال تعاميم لهم عن طريق الرسائل القصيره SMS  .

6-     يوجد بالموقع قاعده بيانات تخص جميع الموظفين بالفرع والجهات التابعه له للاستفاده من الخدمات المقدمه لهم من اجازات وإحالات وغيرها 0 .

7-     يوجد برنامج يحوي مكتبة للصوتيات يمكن سماع وتحميل الخطب والمحاضرات الملقاة بالمنطقة عن طريقه .

8-     كما يوجد بالموقع خدمات تختص بالمراجعين لتقديم أي بلاغ كالتالي :-

أ‌-       ابلاغ عن وقف مجهول .

ب‌-     ابلاغ عن اعطال المساجد .

ت‌-     طلب اسكان بالأربطه .

ث‌-     طلب شهادة للدخول بالإسلام .

ج‌-     طلب عام لأي شخص يزور الموقع .

ح‌-     طلب استفسار عن أي معامله .

خ‌-     برنامج عن مواقيت الصلاه بالمدينة المنورة .

كما يحتوي الموقع على أدعيه وأذكار ونبذة عن المدينة المنورة ونبذة تعريفيه عن الفرع وأقسامه .

9- يوجـد بالموقـع برنامـج يختص بنظام المساجد بالمدينة المنورة وأي معلومات يحتاجها المواطنين عن أي مسجد .

1- أقام فرع الوزارة بالمدينة دورة إعداد مدربي حاسب آلي لـ [24] موظفاً  وتم تدريب ( 78 ) موظف على برنامج مبادئ الحاسب الآلي و ( 40 ) موظفاً على برنامج إدارة الملفات ( 19 ) موظفاً على برنامج الوورد و ( 18 ) موظفاً على برنامج الإكسل ليصبح عدد من قام الفرع بتدريبهم ذاتياً (155 ) موظفاً .

2- كما تم ترشيح ( 9 ) موظفين للتدريب على برامج قصيرة عن طريق وحدة النشاط بمجلس التعليم الفني والتدريب المهني بالمدينة المنورة وذلك على فن التعامل مع الجمهور والتخلص من ضغوط العمل كيف تكون ناجحاً وصيانة الحاسب الآلي والأنترنت والبريد الألكتروني  .

3- بالإضافة إلى أنه تم تدريب ( 29 ) موظفاً بمعهد الإدارة العامة على برامج مختلفة .

        ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

الصادر والوارد :-

   تم تصميم برنامج من قبل الفرع خاص بالصادر والوارد وتنزيله لجميع الإدارات التابعه للفرع في المحافظات والمراكز خلاف البرنامج المرتبط بالوزارة والمصمم على جميع الإدارات داخل الفرع والمرتبطة جميعها بالأتصالات الإدارية بالفرع ، حيث تأخذ المعاملة رقماً واحداً منذ ورودها حتى صدورها بالإضافة إلى أنه يجري حالياً الأستغناء عن موظفي الوارد والصادر في الإدارات والأستعاضة عنهم بسكرتير لكل إدارة لأستلام المعاملات وتطبيق رقمها على الجهاز وإحالتها عند صدورها بنفس الرقم مما يقلل كثيراً من الجهد .

الميزانية :-

     أعد الفرع برنامجاً خاص بالميزانية تم تصميمه على لغة الأوركل من قبل مصممين من الفرع يتكون من قاعدة بيانات تتسع لبيانات كبيرة جداً تنقسم إلى أربعة أبواب وهي كالتالي :-

1-      الباب الأول ( خاص بإدارة شؤون الموظفين ) .

2-      الباب الثاني ( خاص بالشؤون المالية )

3-      الباب الثالث ( خاص بالمشروعات والصيانة )

4-      الباب الرابع ( خاص بالميزانية )

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

الخطط والخدمات :-

     قام الفرع بتدريب موظف من كل إدارة وقسم في المدينة والمحافظات على برنامج الأكسس لبرمجه أعمال إدارته التي يعمل بها للانتقال تدريجياً نحو ميكنة الأعمال وتأسيس موقع للإستقبال في مدخل الفرع لتقديم خدمة الاستعلام للمراجعين حيث يركز الفرع على خدمة المراجع وتبسيط الإجراءات .

الشبكـة :-

     تم مضاعفة نقاط الشبكة داخل الفرع لتصبح ( 200 ) نقطة تم ربط جميع الإدارات بالفرع كما دعمت الوزارة الفرع بعدد ( 170 ) جهاز وزعة على جميع الإدارات هذا خلاف ثلاثة معامل تدريب بها ( 41 ) جهازالأمر الذي ساهم بنشر ثقافة الحاسب الآلي والتعامل مع الأجهزة والإستفادة من البرامج الموجودة مثل الأكسل والأكسس والوورد والبوربونت ، حيث يسعى الفرع لمحو الأمية  الحاسوبية وعقد عدة دورات حيث وصل عدد من حصلوا على دورات بالفرع أكثر من 300 موظف مما ساهم بتقليل الأمية الحاسوبية ورفع كفاءة الموظفين للأنخراط في الحكومة الألكترونية وتم تنشيط البريد الإلكتروني بين الإدارة والفروع بالمحافظات كما قام الفرع بعمل رؤية ورسالة وأهداف وقيم وهناك خطة لميكنة جميع أعمال الفرع بعد تطبيق مفهوم الجودة الشاملة بهدف الوصول إلى  الحكومة الألكترونية لرفع مستوى الأداء وتحسين الإنتاجية.

والله الموفق،،،،

 ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

إدارة التخطيط والتطوير:

مـهامهـا : مهام هذا القسم هي :

إلحاق موظفي الفرع بالدورات التدريبية والنظرية والهدف منها رفع مستوى الأداء لدى الموظف وجعله متابع لجميع الوسائل الإدارية الناجحة وتطوير قدراته الذهنية 

قسم المشتريات والعقود : مهـامـه :

1. القيام بطرح مشروعات أعمال صيانة ونظافة المساجد والجوامع بداخل المدينة المنورة، والمحافظات التابعة للمنطقة كالعلا وينبع والمهد والحناكية ووادي الفرع وخيبر، والقرى التابعة لأي محافظة، وذلك بترسية أعمال التشغيل والصيانة لهذه الجوامع والمساجد التي يكون العقد لثلاث سنوات وقبل انتهاء مدة العقد بسنة يتم الإعلان بالصحف عن الصيانة والنظافـة لمدة ثلاث سنوات أخرى وهكذا . الخ

2. القيام بطرح مشاريع أعمال إنشاء الجوامع والمساجد وترميمها بالمنطقة والمحافظات التابعة لها أيضاً وذلك بعد اعتماد قيمة المشروع بالميزانية وعمل الشروط والمواصفات والمخططات .. الخ .

3. القيام بأعمال المنافسات الخاصة بعمائر الأوقاف بالمنطقة العائدة لوقف الحرم النبوي الشريف وبعض الموضوعات الخاصة بأعمال البر كالأربطة وخلافها والتي تعود نظارتها تحت يد الأوقاف وذلك فيما يخص الحراسة أو الصيانة أو الترميمات.

قسم شؤون الموظفين : نبذة عنه :

يعتبر قسم شؤون الموظفين النواة التي ترتكز عليها جميع الأقسام والإدارات التابعة للفرع وهو حلقة الوصل بين الموظف والأقسام .

الهيئة الأهلية الخيرية لإعمار المساجد : نبذة عن مهامها :

1. جمع التبرعات الخاصة بإعمار المساجد وتوجيهها الوجه الصحيح .

2. إتاحة الفرصة للراغبين من المحسنين في الإسهام في هذا العمل الخيري الجليل لتحقيق التكامل في الجهود بين الدولة والمواطن فيما يحقق خدمة الصالح العام .

3. تحقيق مزيد من التنسيق في إنشاء المساجد وإعمارها حسب الأماكن المحتاجة على مستوى المناطق والمدن والمراكز والأحياء .

4. توفير الإمكانات المالية الإنشائية للمساجد وصيانتها واستثمار ما يتوفر لزيادة العدد والترميم والصيانة والتأثيث .

5. السعي إلى عدم زيادة التكلفة في إعمار المساجد الناتجة عن المبالغة في المواصفات الخاصة بالبناء والزخرفة والتأثيث .

6. تزويد المحسنين الراغبين في بناء المساجد وترميمها وصيانتها وتأثيثها بالمعلومات اللازمة وبأفضل التصاميم وإرشادهم إلى أنسب مواقع بناء المساجد .

7. مشاركة القطاع الخاص في المنطقة بإسناد بعض أعمال الهيئة إليه عن طريق التعاقد سواء التنفيذ أو الإشراف أو الصيانة أو الفرش أو التكييف مما يساهم في إنعاش المؤسسات الصغيرة وكذلك المصانع الوطنية .

8. مصـادر تمـويل أعمال الهيئـة الخيريـة لإعمار المساجد من التبرعات والهيئات والأوقاف وريعها والوصـايا أو الصدقـات ومن إيرادات الأنشطة ذات العـائـد المالي الـتي تـدار وفـق أحكـام الشـريعـة الإسـلامية ومن عائـدات استثمار ممتـلكات الهيئـة الثـانيـة والمنقولة ومن الإعانـات الحكوميـة .

العـلاقــات العـامـة : مهـامـها :

- إلقاء الضوء على الأخبار المتعلقة بالفرع من مشروعات لإنشاء وترميم العمائر أو المساجد وما يتعلق بالفرع لنشره على صفحات الجرائد.

-تعريف ضيوف الوزارة بمساجد الأثرية بالمدينة المنورة والأماكن الأثرية .

الاتصالات الإداريـة :- أولاً : تعريفه ونبذة عن مهامه :

الاتصالات الإدارية تعتبر البوابة التي تتم منها المعاملات الواردة للفرع وتوزع على الأقسام والإدارات ومنها تصدر المعاملات لكافة الجهات.

الإدارة المالية :

1. إعداد ومتابعة الأعمال المحاسبية الخاصة بالفرع والصرف على المشاريع المنفذة من قبل الوزارة .
2. الارتباط على البنود من الأبواب الثاني ، الثالث ، الرابع
3. إعداد خطابات التعميد .
4. تدقيق فواتير الكهرباء .
5. تدقيق فواتير الماء .
6. تدقيق فواتير المحروقات .
7. تدقيق فواتير الهاتف .
8. التأمين والإصلاح من الباب الثاني .
9. تدقيق المستخلصات وإعداد أوامر الصرف بعد الارتباط على الباب الثاني والرابع
10. إعداد مسيرات مخصصات المياه والإضاءة لبعض المساجد .
11. إعداد مسيرات مخصصات الفقراء .
12. إعداد مسيرات مخصصات الذاتيـة والتقاعديـة .
13. رفع المسيرات وسندات الاستلام بعد الصرف .
14. إعداد عقود الإيجار لمباني الإدارات المرتبطة بالفرع .
15. الإشراف والمتابعة على أعمال الصندوق

وكـــالة الفرع للمشروعات والصيانة :